Vaše ordinace na MedMap

Od profilu po to, jak vás nakonec uvidí pacient. Profil a ordinační hodiny stačí nastavit jednou, pak to běží samo.

01

Profil — co uvidí pacient

Karta, jak ji vidí pacient: fotografie, tituly, specializace, jazyky, adresa a pojišťovny; tlačítkem Zobrazit veřejný profil si ji otevřete tak, jak je na webu. Pod kartou Místa výkonu — ordinace, ke kterým jste připojen; odsud se profil odpojuje nebo přidává další pracoviště. Níže na téže stránce je Formulář žádosti o termín (co pacient vyplní při objednání, krok 21) a Dostupnost pro nové pacienty. Máte-li víc profilů, přepínáte je nahoře.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

02

Úprava profilu

Formulář za tlačítkem Upravit profil. Osobní telefon je váš soukromý kontakt — pacientům se nezobrazuje; Telefon pro objednání (veřejný) je číslo, které pacient uvidí na vaší kartě a na které vám bude volat. Specializace, jazyky a pojišťovny se přidávají po jednom, takže je lze kdykoli ubrat. Odkazy na recenze (Google, Známý lékař) jsou nepovinné: hodnocení se na kartě ukáže jako odkaz na svůj zdroj. Zaškrtnutím Přijímá nové pacienty dostane vaše karta stejnojmenný štítek.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

03

Rozvrh — celá stránka

Vše kolem času na jedné stránce, shora dolů: Okno rezervací — jak daleko dopředu se lze objednat, od 7 dní až po rok; Rušení a přesouvání (krok 04); Typy záznamů s barvami; Vaše rozvrhy a úplně dole Dovolená a volno. Nejdřív nastavte hodiny, pak co si u vás lze objednat, nakonec kdy máte zavřeno.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

04

Rušení a přesouvání — do kdy to pacient zvládne sám

V bloku Rušení a přesouvání zvolíte, do kdy může pacient termín sám online zrušit nebo přesunout: až do začátku termínu, nebo nejpozději 12, 24 či 48 hodin předem. Lhůtu pacient vidí už při objednání i u termínu ve svém účtu.

Po lhůtě už termín přesunout nejde — pacient může jen kliknout na Nepřijdu. Termín se uvolní a nabídne náhradníkům, u vás zůstane se stavem Zrušeno pozdě a v kartě pacienta se pozdní zrušení počítají vedle neomluvených absencí.

Jste-li v klinice, platí vaše vlastní volba; dokud ji neuděláte, řídí se termíny Pravidly objednání kliniky (klinika, krok 21).

klikněte pro zvětšení

4

05

Editor hodin

Po rozkliknutí Běžný týden se otevře editor. Nahoře Délka termínu, Rezervace dopředu, přepínač Schvaluji každou rezervaci ručně a Náhradníci — uvolněný termín se sám nabídne čekajícím. Potvrzování může mít každý typ záznamu i vlastní (krok 07).

Pod tím Vizuální plánovač bloků: štětcem malujete pracovní bloky do mřížky, gumou je mažete. V Týdenním rozvrhu pod mřížkou má každý den své hodiny: Přidat přestávku vloží pauzu uvnitř dne, Přidat blok další pracovní úsek. Na konci Uložit změny.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

06

Barevné bloky v mřížce

Takhle vypadá hotový týden. V řádku Štětec vyberete typ — jeho barva se hned obtáhne — a tažením po mřížce obarvíte sloty; Guma nátěr smaže. Na ukázce jsou zeleně Noví pacienti v pondělí a ve středu dopoledne, modře Stávající pacienti a červeně Akutní v pátek. Čas bez barvy je běžný termín bez typu — pacient se na něj může objednat také; šedá znamená zavřeno nebo přestávku.

Pod mřížkou se každý namalovaný blok objeví i v denním řádku s přesnými časy a počtem termínů (Noví pacienti 08:00–12:00, 8× 30′), takže ho lze doladit na minuty. Barva se pak promítne do vašeho kalendáře i do nabídky, kterou vidí pacient.

klikněte pro zvětšení

07

Typy záznamů a barvy

Každý typ má barvu, délku, komu je určen a popis. Připravené jsou červená Akutní (15 minut), fialová Online konzultace, zelená Noví pacienti (30) a modrá Stávající pacienti (30); tužkou typ upravíte, Vlastní typ přidá váš, včetně překladů názvu. U každého typu je Schvalování: Podle nastavení rozvrhu, Schválit automaticky, nebo Schvaluji ručně — nové pacienty si tak můžete potvrzovat sami a kontroly nechat projít bez čekání. Typ pak přetáhnete myší na blok rozvrhu a jeho barva se objeví v kalendáři.

klikněte pro zvětšení

08

Dovolená a přestávky

Přidat volno zablokuje dny, aby na ně nešlo objednat. Pokud v tom období už termíny máte, systém je vypíše pod formulářem — automaticky je nezruší, musíte je přesunout sám. Krátké zavření času během dne — pauzu, oběd, poradu — nastavíte přímo v kalendáři (krok 30).

Jste-li v klinice, která nepřítomnosti schvaluje, jde vaše volno na schválení a do té doby se pacienti pořád mohou objednat. Doslova to říká hláška „Pacienti se mohou na tyto dny stále objednat, dokud je vaše klinika neschválí.“

klikněte pro zvětšení

09

Přehled

Dnešní termíny, co čeká na potvrzení, počet pacientů a hodnocení. Pod čísly kalendář s legendou barev podle stavu. Čárkovaná políčka jsou volná okna — čas, kdy podle rozvrhu ordinujete a nikdo není objednaný; číslo říká, kolik termínů se do okna ještě vejde. Kliknutím na volné okno objednáte pacienta na ten čas, nebo čas zavřete jako pauzu (krok 30); šedé dlaždice jsou pauzy a přestávky z rozvrhu. Přidat termín založí návštěvu pacientovi, který zavolal (krok 25). V hlavičce je zvonek s upozorněními a tlačítko Moje zdraví — přepnutí do vašeho pacientského účtu.

klikněte pro zvětšení

9

10

Detail termínu

Kliknutím na termín v kalendáři se otevře karta; šipkami po stranách listujete na další termíny. U online žádosti je nahoře žlutý pruh „Tato rezervace čeká na vaše potvrzení“ s tlačítky Potvrdit a Odmítnout — pacient dostane zprávu. Červený pruh „{n}× se v minulosti nedostavil(a)“ upozorní na neomluvené absence a pozdní zrušení; Zobrazit pacienta rozbalí jeho přehled návštěv.

Dole akce: Přesunout otevře výběr volných termínů (krok 11), Zrušit termín se nejdřív zeptá a ukáže, jak se o zrušení pacient dozví (krok 31). Až čas návštěvy projde, přibudou Proběhlo a Nedostavil se. U ručně zadaných a naimportovaných termínů je navíc Upravit údaje — opravíte jméno, kontakt i rodné číslo, na přání i u ostatních návštěv téhož pacienta (krok 32); změníte-li přitom čas návštěvy, o které pacient ví, pošleme mu e-mail s novým termínem.

Na kartě dále uvidíte: řádek Objednal(a), když termín pro pacienta objednal někdo z rodiny ze svého účtu (zprávy o termínu chodí tomu, kdo objednával); poznámku, že termín je objednaný přes MedMap do jiného systému (SmartMEDIX, Medevio) a přesouvá se jen tam; a máte-li zapnuté SMS připomínky, odpověď pacienta (krok 18).

klikněte pro zvětšení

11

Přesunutí termínu

Tlačítko Přesunout otevře výběr volných termínů. Nabídku můžete zúžit podle typu návštěvy, listovat po týdnech a vybrat den; pokud vám žádný volný slot nevyhovuje, přepnete na Zadat čas ručně. Pacient dostane zprávu s novým časem. Dokud běží lhůta z kroku 04, může si termín přesunout i sám pacient — ze svého účtu MedMap.

klikněte pro zvětšení

12

Návštěvy

Nahoře stejný kalendář jako na Přehledu. Pod ním zelený pruh „MedMap Rezervace jsou aktivní“: odsud přejdete na úpravu rozvrhu, nebo objednávání tlačítkem Vypnout zastavíte. Pokud ještě zapnuté není, je tu místo něj karta s tlačítkem Zapnout MedMap Rezervace.

Níže panel Čekající na potvrzení: každou žádost Potvrdíte nebo Zamítnete, můžete zaškrtnout několik a vyřídit je najednou. Žádost, která vznikla z uvolněného termínu, je označená Náhradník. Úplně dole jsou karty Widget na web (krok 23) a Moje služby (krok 24).

klikněte pro zvětšení

13

Čekárna

Kdo právě čeká v ordinaci; seznam se obnovuje sám. Nahoře počty čeká a ošetřeno a filtry Všichni / Ke mně / Lékaři. Tlačítkem Vzít dalšího pacienta si přiřadíte prvního nezařazeného, pak ho zavoláte, začnete a ukončíte návštěvu. Pracujete-li ve víc klinikách, pracoviště přepínáte vedle tlačítka. (Na ukázce je fronta prázdná — takto vypadá, když nikdo nečeká.)

klikněte pro zvětšení

14

Pacienti

Kartotéka s filtry: fáze vztahu (Noví, Vracející se, Neaktivní), doba od poslední návštěvy, pohlaví, štítky a řazení; vpravo nahoře hledání podle jména, e-mailu i telefonu. Každý pacient má vlastní kartu, i když sdílí telefon s rodinou (krok 29). Sloupec Nedostavení ukazuje, kolikrát pacient nepřišel. Pacient, kterého objednává někdo z rodiny ze svého účtu, má u jména poznámku „spravuje …“. Nad seznamem se objevují Žádosti o registraci (krok 16) a upozornění Možná stejný pacient (krok 28).

klikněte pro zvětšení

15

Karta pacienta — štítky a historie

Po kliknutí na pacienta: kontakty, počet návštěv, dokončené a zmeškané, datum další. Tlačítkem Objednat rovnou založíte další termín. Přes + Štítek pacientovi přiřadíte vlastní značku (chronik, odběry, cizojazyčný) a pak podle ní v seznamu filtrujete; barva štítku se ukáže i jako proužek na jeho termínech v kalendáři. V části Registrace pacienta s účtem MedMap označíte jako registrovaného. Níže celá historie termínů — každý lze otevřít, přesunout i opravit jeho údaje. Dole Vymazat údaje pacienta pro žádost podle GDPR — týká se jen této karty (krok 29).

klikněte pro zvětšení

15

16

Registrovaní pacienti a žádosti o registraci

Pacient s účtem MedMap může na vaší veřejné kartě kliknout na Jsem tady registrovaný/á. Vám přijde upozornění do zvonku a nad seznamem pacientů se objeví panel Žádosti o registraci: u každé žádosti jméno, rok narození, telefon a štítek v kartotéce, pokud u vás pacient už byl.

Potvrdit ho zařadí mezi registrované — v seznamu dostane štítek Registrovaný, filtr Registrovaní je vypíše všechny a pacient u sebe uvidí vás mezi svými lékaři. Odmítnout žádost zamítne: pacient ji znovu poslat nemůže, vy ji ale můžete vrátit v části Odmítnuté. Registraci lze kdykoli Ukončit na kartě pacienta; tam ho také označíte jako registrovaného sami, bez žádosti.

Pracujete-li pod klinikou, může tytéž žádosti vyřídit i klinika na své záložce Pacienti.

klikněte pro zvětšení

17

Analytika

Nahoře pět čísel — celkem rezervací, dokončené, nadcházející, míra nedostavení a unikátní pacienti. Pod nimi rezervace v čase, rozložení podle stavu, noví proti vracejícím se, nejvytíženější dny a hodiny. Když se jeden den trvale přeplňuje, přidáte na něj speciální hodiny.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

18

SMS připomínky a potvrzení účasti

E-mailovou připomínku den před potvrzeným termínem dostane každý pacient, který uvedl e-mail — bez nastavování a zdarma. Navíc lze zapnout SMS: na záložce Nastavení je nahoře karta SMS upozornění pacientům. Je to placená doplňková služba hrazená z předplaceného kreditu; zůstatek a cenu za SMS vidíte na kartě.

V bloku SMS připomínky návštěv zaškrtnete, kdy má připomínka odejít — 7, 4, 3 nebo 2 dny, 1 den či 3 hodiny předem, v libovolné kombinaci. V první SMS je odkaz, kterým pacient návštěvu jedním klepnutím potvrdí nebo zruší; může také odpovědět ANO / NE, a stejný dotaz dostane e-mailem. Zrušený termín se hned uvolní. Kdo už potvrdil, dostane příště jen krátkou připomínku. SMS neodcházejí mezi 21:00 a 8:00.

Odpověď uvidíte v kalendáři: ikona SMS na termínu je zelená (potvrdil), žlutá (čeká se na odpověď), nebo červená (zrušil, odpověděl nejasně, nebo neodpověděl) a v kartě termínu jsou jeho odpovědi vypsané. Kdo potvrdí po telefonu, toho označíte tlačítkem Pacient potvrdil telefonicky. Pod nastavením je přehled za Posledních 30 dní.

Se samostatnou ordinací si kredit dobíjíte sami přímo na kartě. Pracujete-li v klinice, která SMS platí, určuje časy připomínek ona a kredit dobíjí její správce — u sebe je vidíte jen ke čtení. Když kredit dojde, SMS se neposílají a pacient dostane jen e-mail; na nízký zůstatek upozorníme předem ve zvonku a e-mailem.

klikněte pro zvětšení

19

Nastavení lékaře

Shora dolů: SMS upozornění pacientům (krok 18); Import dat — návštěvy pacientů nebo ordinační hodiny z jiného systému v CSV; Přístup přes API pro napojení vašeho systému; Účet a jazyk — heslo, e-mail a jazyk rozhraní, kam vede i odkaz Účet v levém menu. Úplně dole Smazat účet. Spravujete-li víc pracovišť, je nahoře přepínač profilů.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

20

Objednávání očima pacienta

Takhle vidí vaši stránku pacient. Když klinika nastavila důvody návštěvy, vybere nejdřív S čím přicházíte?; pak dny s počtem volných míst a mřížka časů v barvách typů, které jste si nastavil. Odznak Lékař ručně potvrzuje se ukáže, pokud termíny schvalujete. Přihlášený pacient může objednat i někoho z rodiny — ve formuláři volí Pro koho objednáváte?. Vpravo je To jsem já pro převzetí profilu a Nahlásit nepřesnost, kterým vám pacient pošle opravu údajů.

klikněte pro zvětšení

21

Objednávkový formulář

Po klepnutí na čas se pod kalendářem otevře souhrn — den a čas, lékař, místo, délka a do kdy lze termín zrušit — a formulář. Co se v něm ptáme, určujete vy v části Formulář žádosti o termín na záložce Profil: jméno je povinné vždy, k němu jeden kontakt (telefon nebo e-mail) a nejvýš dvě další povinná pole — například Rodné číslo / číslo pojištěnce, pojišťovna nebo vlastní otázka. Má-li klinika zapnuté pole Služba, pacient si vybere službu z ceníku — nabízejí se jen ty, které v tomto čase provádíte. Objednávka přijde bez registrace pacienta.

klikněte pro zvětšení

22

Vaše veřejná karta

Fotografie, specializace, adresa, ordinační hodiny, ceník a smluvní pojišťovny, jak je pacient uvidí ve vyhledávání a na mapě. Vpravo nahoře je tlačítko Jsem tady registrovaný/á (krok 16). Po každé větší úpravě profilu se sem podívejte.

klikněte pro zvětšení

23

Kalendář na vašem webu

Máte vlastní web? Vaše volné termíny na něm mohou být také. Na záložce Návštěvy je dole karta Widget na web: vyberete vzhled, text tlačítka a jazyk a zkopírujete jeden řádek kódu, který vložíte do své stránky. Jak to na webu vypadá a funguje, krok za krokem: sekce Widget na web.

klikněte pro zvětšení

24

Moje služby — nová služba ke schválení

Pracujete-li v klinice, můžete si do jejího ceníku přidat vlastní službu. Na záložce Návštěvy je dole karta Moje služby: tlačítko Přidat službu otevře krátký formulář — název, délka, kdo platí, doplatek nebo cena pro samoplátce, skupina, popis a zda se dá objednat online.

Nová služba dostane žlutý štítek Čeká na schválení a klinika o ní dostane upozornění. Do schválení si ji pacienti mohou objednat jen u vás — na vaší stránce, při zápisu po telefonu a při rezervaci, kde jste vybraný lékař; v ceníku kliniky ani u ostatních lékařů zatím není. Takovou službu můžete Upravit nebo Smazat. Po schválení má zelený štítek Schváleno a dál ji upravuje klinika. Když ji klinika zamítne, uvidíte šedý štítek s jejím komentářem; službu opravíte a uložením ji pošlete ke schválení znovu. O rozhodnutí vám přijde upozornění ve zvonečku.

klikněte pro zvětšení

25

Zápis po telefonu — pacient a čas

Přidat termín — nebo klik na volné okno v kalendáři — otevře formulář pro pacienta, který zavolal. Nahoře Najít pacienta: začněte psát jméno, telefon nebo e-mail a vyberte ho ze své kartotéky, údaje se doplní samy; nového pacienta prostě vyplníte níže. Je-li napsané jméno už v kartotéce, formulář se zeptá, kdo to je (krok 27).

Formulář rovnou ukáže Nejbližší volný termín. Se zaškrtnutým Vybrat z volných termínů klikáte jen na dny a časy, které jsou podle rozvrhu volné (u každého dne je počet volných míst); bez něj zadáte datum a čas ručně. Dole zvolíte Délku termínu a případně Štítek a barvu pacienta.

klikněte pro zvětšení

26

Zápis po telefonu — důvod a služba

V témže formuláři Důvod návštěvy nabízí nejdřív důvody, které nastavila klinika (stejné, jaké vidí pacient online), pod nimi obecné. Na konci seznamu je + Přidat důvod: pod polem se otevře okénko Nový důvod — napíšete text a potvrdíte Přidat a vybrat, nebo Zrušit.

Služba je výběr z ceníku — jen služby, které provádíte, u zvoleného důvodu jen ty, které k němu patří. Na konci seznamu je + Přidat službu: v okénku Nová služba vyplníte název, délku, kdo platí a cenu a potvrdíte Přidat a vybrat (nebo Zrušit). Služba se hned vybere a zároveň odejde klinice ke schválení (viz krok 24). Termín pak nese důvod i službu, takže ho klinika vidí a vyhodnocuje stejně jako online rezervaci.

klikněte pro zvětšení

27

Zápis po telefonu — kdo to je?

Jakmile do formuláře napíšete jméno, které už v kartotéce máte, objeví se rámeček Kdo to je? se všemi pacienty toho jména — u každého rok narození, telefon a počet návštěv. Vyberete, komu návštěva patří, nebo Nový pacient; bez výběru se termín neuloží. Pod rámečkem vidíte, kdo další je na stejném telefonu, a řádek Po uložení říká, na čí kartu se návštěva zapíše.

Stejný telefon a jiné jméno — typicky rodič, který objednává dítě — znamená nového pacienta s vlastní kartou a na nic se neptáme. Karta se totiž neřídí telefonem: jedno číslo může mít celá rodina a každý v ní má kartu svoji. Znáte-li jen jméno, stačí jméno (pokud váš formulář telefon nevyžaduje, krok 21); ostatní doplníte později.

klikněte pro zvětšení

28

Možná stejný pacient — sloučení karet

Nad seznamem pacientů se objeví rámeček Možná stejný pacient, když dvě karty vypadají jako jeden člověk: mají stejný telefon nebo e-mail a jméno se liší jen čárkou nebo pár písmeny, případně mají stejné jméno i datum narození. Typicky jde o pacienta, který se objednal online a jméno napsal bez diakritiky. Samo se nikdy nic nesloučí — rozhodujete vy.

Sloučit do jedné karty nejdřív ukáže, která karta zůstane a které návštěvy k ní přibudou; údaje v návštěvách se nepřepisují a sloučení jde hned vrátit tlačítkem Vrátit zpět. Jsou to dva lidé si kabinet zapamatuje a na tuto dvojici se už neptá. Rámeček ukazuje vždy jednu dvojici, po rozhodnutí nabídne další. Když si pacient s podobným jménem zarezervuje termín online, přijde vám navíc upozornění do zvonku.

klikněte pro zvětšení

28

29

Jeden telefon, víc pacientů

Na kartě pacienta, který sdílí telefon nebo e-mail s někým dalším, je pod kontaktem řádek „Telefon je společný s … dalšími pacienty“ a jejich jména — kliknutím přejdete na jejich kartu. Každý má vlastní návštěvy, štítky i historii.

Je-li některá návštěva na špatné kartě, odkaz Přesunout u ní v historii ji přeřadí jinému pacientovi ze stejného telefonu, jmenovci, nebo na novou kartu. Přesune se jen tato jedna návštěva a její čas se nemění. Vymazat dole se týká jen této karty: text vedle tlačítka říká, kolika návštěv, a že ostatní pacienti na stejném telefonu zůstanou beze změny.

klikněte pro zvětšení

30

Pauza — zavřít čas v kalendáři

Po kliknutí na volné okno se kalendář zeptá, co s časem udělat: Objednat pacienta, nebo Zavřít čas (pauza). Pauze nastavíte čas od–do, popis (Pauza, Oběd, nebo vlastní — třeba „Porada“) a opakování: Jen tento den, nebo každý týden ve stejný den, což je totéž jako přestávka v rozvrhu (krok 05).

Zavřený čas je v kalendáři šedá dlaždice. Pacientům se nenabízí, nemá jméno ani telefon a nikomu se o něm nic neposílá. Křížkem na dlaždici pauzu zrušíte a čas se znovu nabídne. Pauzu nelze položit přes objednanou návštěvu — tu nejdřív přesuňte nebo zrušte.

Pauzy proto nezapisujte jako návštěvu se jménem „pauza“. Když to zkusíte, formulář sám nabídne Zavřít čas místo zápisu.

klikněte pro zvětšení

30

31

Zrušení návštěvy

Zrušit termín na kartě návštěvy otevře dotaz Zrušit návštěvu? se jménem, časem a kontaktem pacienta. Pacient s e-mailem se o zrušení dozví e-mailem. Když e-mail nemá, okno na to upozorní: „Pacient nemá e-mail. O zrušení se sám nedozví.“ Se zapnutými SMS (krok 18) mu zaškrtnutím Poslat SMS o zrušení pošlete jednu SMS; jinak mu zavolejte.

Čeká-li u návštěvy dotaz „Přijdete?“, vidíte v části Potvrzení účasti, kdy SMS odešla a že odpověď zatím nepřišla. Říká-li pacient, že odpověděl, návštěvu nerušte a potvrďte ji tlačítkem Potvrdit telefonicky.

Pacient, který po zrušení otevře odkaz ze starší SMS, uvidí „Návštěvu zrušila ordinace“ a telefon do ordinace. Odpoví-li na zrušenou návštěvu ještě „ANO“, přijde vám upozornění do zvonku, abyste se mu ozvali.

klikněte pro zvětšení

32

Úprava údajů — a ostatní návštěvy pacienta

Upravit údaje na kartě ručně zadané nebo naimportované návštěvy opraví jméno, kontakt, rodné číslo i čas. Volba Použít údaje i pro ostatní návštěvy tohoto pacienta je vypnutá, dokud ji sami nezapnete. Po zapnutí vypíše, které další návštěvy se změní — jen ty se stejným jménem — a dole si vyberete Uložit jen tuto návštěvu, nebo Uložit a změnit … další. Hromadnou změnu jde hned po uložení vrátit tlačítkem Vrátit zpět.

Změníte-li najednou jméno i telefon (nebo jméno i e-mail), je to jiný člověk: uloží se jen tato jedna návštěva, přejde na kartu toho pacienta — nebo na novou — a ostatní záznamy zůstanou, jak jsou. Volba pro ostatní návštěvy se v tu chvíli sama vypne.

klikněte pro zvětšení

Začínáme tam, kam vás pustil odkaz z e-mailu. Odsud připojíte kliniku, založíte tým a oddělení, nastavíte rozvrh, vyřídíte dovolené, přidáte pobočky a napojíte svůj systém. Od září 2026 je vše k objednávání na jedné záložce Objednávání: sem se přestěhoval ceník Služby a ceny (dřív v Nastavení) i Důvody návštěvy (dřív vlastní záložka); v Nastavení zůstala jen Pravidla objednání a rezervační formulář.

01

Účet zatím není propojen

Sem vás pustil odkaz z e-mailu. Napište název kliniky nebo město — většina českých pracovišť už v adresáři je a stačí požádat o správu. Když tam vaše není, jděte na vytvořit novou.

klikněte pro zvětšení

02

Vytvoření kliniky

Název, ulice a město stačí, zbytek doplníte později. Po odeslání kliniku ověříme, obvykle do 24 hodin.

klikněte pro zvětšení

03

Přehled kliniky

Čtyři čísla o provozu — klepnutím na kartu zobrazíte podrobnosti —, rychlé akce a Kalendář objednávek s dráhami všech lékařů, seskupený po pobočkách. Filtrujete podle lékaře, štítku, pobočky, specializace nebo typu služby. Dokud není nastavení hotové, je nahoře uvítací karta s tím, co ještě chybí.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

04

Lidé

Nahoře Útvary, pod nimi celý tým s filtry a štítky. U každého člověka je řádek akcí: Zobrazit jako lékař otevře jeho kabinet, Rozvrh jeho hodiny; v rozbalovacích polích měníte roli, pobočku a pozici ve vedení kliniky. Pod Další akce je Widget na web jen pro tohoto lékaře. Lékaře, který ještě nemá přihlášení, pozvete tlačítkem Pozvat k přihlášení.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

05

Přidat lékaře

Dvě záložky. Hledat v rejstříku ČLK najde lékaře ve veřejném adresáři a načte jeho kartu i s adresou a specializací. Vytvořit nového lékaře je pro lékaře, který v rejstříku ještě není.

klikněte pro zvětšení

06

Pozvánka a role

Pozvat člena pošle e-mail s odkazem, pozvaný si sám nastaví heslo. Roli volíte předem a jde změnit později. Dole vidíte odeslané pozvánky, můžete je poslat znovu nebo zrušit.

klikněte pro zvětšení

07

Útvary a vedoucí

Rozdělte tým na pobočky a jejich oddělení, každé s vlastním vedoucím: tlačítkem + Pobočka vznikne karta pobočky a + Oddělení přidá oddělení do ní; oddělení bez pobočky zůstávají ve společném seznamu. Vedoucí oddělení vidí a spravuje rozvrh svého týmu, ale nesahá na nastavení kliniky ani na fakturaci.

klikněte pro zvětšení

08

Rozvrh pracoviště

Průvodce ve dvou krocích: Pro koho nastavujeme (všichni, oddělení, štítek či specializace, nebo jeden lékař) a Jaký rozvrh — Trvalé hodiny obvyklého týdne, Dočasné na období od–do, nebo Zvláštní den s jednorázovými hodinami. Hodiny, typy i zvláštní období lze jedním tlačítkem zkopírovat celé skupině.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

09

Objednávání — důvody návštěvy

Záložka Objednávání drží pohromadě vše, z čeho si pacient vybírá. Nahoře Důvody návštěvy: krátké položky jako „Akutní potíže“ nebo „Preventivní prohlídka“, které pacient vidí jako první. U důvodu zvolíte lékaře, kteří ho vyřizují, a zapnete Kdokoliv — nejbližší termín: pacient pak nemusí vybírat lékaře a termín se přidělí podle posuvníků Rozdělení pacientů (procenta dají dohromady vždy 100, nejvýš za den omezí, kolik pacientů denně lékař takto dostane). Služba z ceníku doplní do souhrnu cenu a určí, v jakém čase rozvrhu se důvod nabízí. Tlačítko Navrhnout z ceníku založí důvody podle vašich služeb.

klikněte pro zvětšení

10

Služby a ceny — skupiny

Ceník je rozdělen do skupin — oddělení nebo druhů péče. Skupina má pro své služby tři výchozí nastavení: Čas v rozvrhu (typ z legendy rozvrhu, v němž se služby objednávají), Kdo provádí (štítek nebo specializace lékařů) a Pracoviště. Služba, která nemá nic vlastního, tato nastavení přebírá; v hlavičce skupiny vidíte, co právě platí. Tlačítkem Přidat službu vložíte službu rovnou do skupiny.

klikněte pro zvětšení

11

Služba

Editor jedné služby: název, délka, Kdo platí s cenami a případné komerční pojišťovny. Čas v rozvrhu váže službu na typ z legendy: nabízí se a objednává jen v blocích této barvy — chirurg tak má operace v pondělí a kontroly v pátek, aniž by se termíny míchaly. Kdo provádí: první čip říká, co platí bez výběru (Podle skupiny, nebo Všichni lékaři); štítky vyberou lékaře hromadně, jednotlivé lékaře najdete pod Lékaři. Řádek Pacient uvidí je přesně to, co bude na webu. Služby, které navrhnou lékaři, čekají nahoře v bloku Čeká na schválení (krok 32).

klikněte pro zvětšení

12

Co pacient vidí

Poslední karta záložky přepíná, jak vypadá objednání na stránce kliniky. Jednoduchý: pacient vybere S čím přicházíte? → Ke komu? → termín, ceník je zvlášť pod tlačítkem „Kompletní ceník“. Služby s kalendářem: kategorie → služba → S kým? → termín přímo pod službou. Pod přepínačem je živý náhled uloženého nastavení. Jak to vidí pacient na vašem webu: Widget na web.

klikněte pro zvětšení

13

Jednoduchý — jak to vidí pacient

Stránka kliniky v režimu Jednoduchý: pacient klepne na S čím přicházíte?, pak na Ke komu? — Kdokoliv — nejbližší termín rozdělí pacienty podle podílů z důvodu návštěvy, nebo si vybere konkrétního lékaře — a pod tím hned vidí dny s počtem volných míst a časy se jménem lékaře. Ceník je zvlášť pod tlačítkem Kompletní ceník.

klikněte pro zvětšení

14

Služby s kalendářem — jak to vidí pacient

Režim Služby s kalendářem: pacient prochází ceník po kategoriích, klepne na službu a přímo pod ní se rozbalí S kým? a kalendář jen s časy, ve kterých se služba provádí (podle Času v rozvrhu, lékařů a pracoviště služby). Po klepnutí na čas následuje stejný formulář, služba je v něm už vyplněná.

klikněte pro zvětšení

15

Termíny

Objednávky celé kliniky. Přepínáte den, týden a měsíc a filtrujete podle lékaře, oddělení, štítku, specializace nebo typu služby. Přehled týdne ukazuje u každého lékaře, kolik míst zbývá volných na každý den — klik na den s volnými místy otevře rezervaci času. Odznak Čeká na potvrzení upozorní na žádosti, které je třeba vyřídit. V kalendáři jsou i termíny objednané přes MedMap do jiného systému (SmartMEDIX, Medevio). Úplně dole je karta Widget na web (krok 31).

klikněte pro zvětšení

16

Nová rezervace

Nová rezervace otevře formulář Vytvořit termín: lékař, datum a čas, typ termínu z vašeho ceníku, oddělení a údaje pacienta — jméno, kontakt, pojišťovna a podle potřeby rodné číslo či číslo pojištěnce. Telefonická objednávka tak vypadá stejně jako ta z webu. Pokud pacient v kartotéce ještě není, založí se rovnou tady. Hotový termín přesunete z jeho karty tlačítkem Přeobjednat — na jiný čas i k jinému lékaři.

klikněte pro zvětšení

17

Pacienti kliniky

Společná kartotéka. Nahoře přepínáte lékaře nebo skupinu. Karta pacienta funguje stejně jako u lékaře: štítky, historie, přepis termínu, registrace. Nad seznamem se objevují Žádosti o registraci pacientů, kteří uvádějí, že jsou registrovaní u vašich lékařů — potvrdíte je, nebo odmítnete stejně jako lékař (lékař, krok 16).

klikněte pro zvětšení

18

Dovolené a jejich schvalování

Časová osa nepřítomností. Čekající žádosti jsou volna, o která lékaři požádali — tlačítky Schválit a Zamítnout je vyřídíte. Dokud žádost neschválíte, pacienti se na ty dny pořád mohou objednat, a lékař to na své straně vidí jako Čeká na schválení.

Kartou Schvalování nepřítomnosti to lze přepnout na automatické. Níže nepřítomnost personálu a štítky lékařů.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

19

Statistiky

Provoz kliniky, výkon podle lékaře a po výběru konkrétního lékaře jeho vlastní analytika. Podklad pro rozvrh na další měsíc.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

20

Nastavení — profil kliniky

Nahoře lišta s oddíly — Profil, Náhradníci, Pobočky, Fronta pacientů, Pravidla objednání, Widget na web, Tarif, SMS upozornění, Rezervační formulář, Import, Přístup přes API a Účet; klik posune stránku na oddíl. V profilu logo, název, telefon, e-mail, web, adresa, popis a obory, které pacient uvidí. Hodnocení Google se na stránce kliniky zobrazí jako odkaz na vaše recenze. Nastavení kalendáře určuje, zda se pacienti objednávají přes kalendář MedMap, nebo je posíláte do externího rezervačního systému. V oddílu Náhradníci zapnete, kterým lékařům se uvolněné termíny nabízejí čekajícím pacientům.

celá stránka · klikněte pro zvětšení

21

Pravidla objednání

Oddíl Pravidla objednání platí pro všechny lékaře kliniky: Zrušit nejpozději — kolik hodin předem může pacient termín sám zrušit nebo přesunout; Minimální předstih — za jak dlouho nejdřív se termín nabídne; Horizont objednání — jak daleko dopředu lze objednat (prázdné = podle nastavení lékaře). Nula znamená bez omezení. Lékař, který si v Rozvrhu zvolí vlastní lhůtu pro rušení, se řídí tou svou (lékař, krok 04). Nad pravidly je přepínač Objednávání na stránce kliniky — tentýž jako na záložce Objednávání (krok 12).

klikněte pro zvětšení

22

Pobočky

Další pracoviště s vlastní adresou, kontakty, týmem i rozvrhem. Jednu označíte jako hlavní; přepínáte je nahoře v kabinetu.

klikněte pro zvětšení

23

Fronta pacientů

Jak se pacienti odbavují v čekárně: Jedna společná fronta — sloužící lékaři volají dalšího čekajícího pacienta —, nebo Fronta na lékaře — recepce přiřadí každého pacienta konkrétnímu lékaři.

klikněte pro zvětšení

24

Rezervační formulář

Co se pacienta ptáme, když se objednává. Základní pole zapnete přepínači, přes Vlastní pole přidáte své otázky. Povinné může být jen jméno, jeden kontakt (telefon nebo e-mail) a nejvýš dvě další pole. Pole Služba nabídne pacientovi výběr služby z ceníku — jen ty, které lze v daném čase objednat; Rodné číslo / číslo pojištěnce je jedno pole pro oba údaje. Tlačítkem dole formulář použijete pro všechny lékaře najednou.

klikněte pro zvětšení

25

SMS upozornění

Placená doplňková služba pro celou kliniku, hrazená z předplaceného kreditu. Na kartě je Kredit na SMS se zůstatkem, dobití (kartou online; není-li zrovna k dispozici, napište nám a kredit připíšeme) a Historie plateb a čerpání. V bloku SMS připomínky návštěv zaškrtnete, kdy mají připomínky odcházet — 7, 4, 3 nebo 2 dny, 1 den či 3 hodiny předem — a uložíte; platí pro všechny lékaře, za které klinika SMS platí.

Pacient návštěvu potvrdí nebo zruší odkazem v SMS, odpovědí ANO / NE nebo z e-mailu; zrušený termín se hned uvolní. Přehled Posledních 30 dní ukazuje, kolik dotazů odešlo a jak pacienti odpověděli. Vypnout SMS službu zastaví; na nízký nebo vyčerpaný kredit upozorníme ve zvonku a e-mailem — bez kreditu dostane pacient jen e-mail. Jak pacientovu odpověď uvidí lékař ve svém kalendáři: lékař, krok 18.

klikněte pro zvětšení

26

Tarif

Používání MedMap je pro lékaře i kliniky zdarma — bez poplatků a bez omezení počtu lékařů. Karta ukazuje aktuální plán.

klikněte pro zvětšení

27

Import dat

Jedna karta: nahoře vyberete lékaře, pak druh dat — Pacienti a návštěvy, Ordinační hodiny nebo Ceník (služby a skupiny). Průvodce má čtyři kroky: nahrát CSV, zkontrolovat s výpisem chyb po řádcích, importovat a hotovo; šablony stáhnete přímo v něm. Soubor se sloupcem „lékař“ se rozdělí mezi lékaře týmu. V Posledních importech jde každý import vrátit zpět. Pacient bez návštěvy se neimportuje, protože se nemá k čemu připojit.

klikněte pro zvětšení

28

Import ceníku — nahrání

V kartě Import dat zvolte Ceník — služby a skupiny. Průvodce má čtyři kroky: Nahrát, Zkontrolovat, Importovat, Hotovo. Stáhněte vzor CSV — má správné sloupce (skupina, název, délka, kdo platí, pojišťovny, ceny, komerční pojišťovny, komu, lékaři, pobočky, online, popis, externí id) — doplňte řádky a soubor přetáhněte do rámečku. Jeden řádek = jedna služba; stačí název, ostatní sloupce jsou volitelné.

klikněte pro zvětšení

29

Import ceníku — kontrola

Před importem vidíte, co se stane: kolik služeb je nových, kolik se změní a kolik zůstane, které skupiny se založí a u každého řádku upozornění nebo chyba. Služby se párují podle názvu — existující se upraví, nová se založí. Prázdné sloupce lékaři a pobočky znamenají „podle skupiny“. Teprve tlačítkem Importovat se ceník zapíše.

klikněte pro zvětšení

30

Přístup přes API

Pro napojení vašeho systému. U klíče zvolíte, co smí, a po vytvoření se zobrazí jednou — uložte si ho. Klíč lze kdykoli zneplatnit.

klikněte pro zvětšení

31

Widget na web

Jeden řádek kódu za celou kliniku — pacient si vybere důvod návštěvy nebo lékaře a termín, aniž by opouštěl váš web. Kartu Widget na web najdete v Nastavení a také dole na záložce Termíny; kód pro jednoho konkrétního lékaře dostanete v Lidé → Další akce → Widget na web. Co pacient uvidí a jak kód vložit: sekce Widget na web.

klikněte pro zvětšení

32

Služby ke schválení

Lékaři a vedoucí oddělení si mohou do ceníku přidat vlastní službu (lékař, krok 24). Než ji schválíte, nabízí se jen u lékaře, který ji navrhl — ve veřejném ceníku kliniky, v nabídce Kdokoliv ani u ostatních lékařů není. Majitel a admin dostanou upozornění ve zvonečku.

Na záložce Objednávání je v Služby a ceny úplně nahoře žlutý blok Čeká na schválení: název, kdo službu navrhl, délka, cena a popis. Schválit ji zařadí do ceníku pro všechny — dál ji upravujete jako každou jinou službu (skupina, lékaři, pracoviště, čas v rozvrhu). Zamítnout se ptá na krátký komentář, který lékař uvidí. Službu, kterou přidá majitel nebo admin, není třeba schvalovat.

klikněte pro zvětšení

Váš kalendář z MedMap na vašem vlastním webu. Jeden řádek kódu, žádná správa navíc: termíny jsou živé, změny v rozvrhu se projeví hned a údaje pacientů zůstávají na MedMap. Kód s nastavením najdete v kabinetu — lékař na záložce Návštěvy (krok 23), klinika v Nastavení a na záložce Termíny (krok 31).

01

Jak to vypadá na webu

Jeden řádek kódu na vašem webu se změní v tlačítko — na místě, kam ho vložíte, nebo plovoucí v rohu stránky. Dokud pacient neklikne, z MedMap se nenačítá nic; rychlost vašeho webu se nezmění. Text tlačítka si zvolíte sami, výchozí je Objednat se online.

klikněte pro zvětšení

02

Kliknutí otevře kalendář

V okně se otevře stejný kalendář, jaký mají pacienti na MedMap: týden s počtem volných termínů na každý den, barvy typů návštěv a štítek Lékař ručně potvrzuje, pokud termíny schvalujete. Pacient vybere den a čas. Okno zavře křížkem, klepnutím mimo něj nebo klávesou Esc; stránka pod ním se mezitím neroluje.

klikněte pro zvětšení

03

Objednání proběhne v okně

Po výběru času se pod kalendářem otevře objednávkový formulář a okno se k němu samo posune — jméno a telefon jsou povinné, účet na MedMap pacient zakládat nemusí. Žádost dorazí do vašeho kabinetu na záložku Návštěvy (klinika: Termíny) jako každá jiná. Máte-li zapnuté ruční potvrzování, pacient dostane potvrzení až po vašem schválení. Na váš web žádná data nejdou: kalendář i formulář běží z medmap.cz v rámu a vaše stránka k nim nemá přístup.

klikněte pro zvětšení

04

Na mobilu

Na telefonu se kalendář otevře jako panel přes celou obrazovku, uvnitř se roluje a zavře se křížkem. Plovoucí tlačítko se na úzké obrazovce roztáhne přes spodní okraj, aby bylo vždy pod palcem. Nic nenastavujete — widget si sám pozná, na čem běží.

klikněte pro zvětšení

05

Kalendář v textu stránky

Třetí možnost: žádné tlačítko, kalendář sedí přímo ve stránce v místě vložení a roste s obsahem. Hodí se na stránku, která je celá o objednání. Načítá se líně — až když k němu návštěvník doroluje.

klikněte pro zvětšení

06

Pro celou kliniku: pacient si vybere důvod nebo lékaře

Klinika vloží jeden kód za celý tým. Má-li nastavené důvody návštěvy, pacient nejdřív vybere S čím přicházíte? a Ke komu? — Kdokoliv — nejbližší termín nebo konkrétního lékaře — a hned vidí volné časy. Bez důvodů vidí seznam lékařů s filtrem podle oboru, a jen ty, kdo mají zapnuté online objednávání. Nového lékaře stačí zapnout v kabinetu, kód na webu se nemění.

klikněte pro zvětšení

07

Po výběru lékaře

Nad kalendářem je jméno a obor vybraného lékaře a odkaz Zpět na výběr. Dál je to stejné jako u jednoho lékaře: den, čas, formulář. Potřebujete-li kód pro jednoho konkrétního lékaře, třeba na jeho vlastní stránku, dostanete ho v Lidé → Další akce → Widget na web.

klikněte pro zvětšení

Co jde v kódu nastavit

Vše nastavíte v kabinetu a jen zkopírujete. Tabulka je pro případ, že kód upravujete ručně nebo ho pro vás vkládá správce webu.

Časté otázky

Roli přiřazujete při pozvánce a lze ji kdykoli změnit. Vedoucí oddělení spravuje rozvrh svého týmu, ale nesahá na nastavení kliniky ani na fakturaci.